S příchodem Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se řada firem zaměřila na to, jakým způsobem sbírají a uchovávají osobní údaje svých zaměstnanců. Jednou z oblastí, která vyžaduje zvláštní pozornost, jsou docházkové systémy. Tyto systémy jsou klíčové pro evidenci pracovní doby, správu docházky a zajišťování efektivity práce. Avšak při používání docházkových systémů, které často zahrnují biometrické údaje, musí firmy dodržovat přísné regulatorní požadavky, aby byly v souladu s GDPR.
Docházkové systémy, jako je systém iTA, mohou být skvělým nástrojem pro malé a střední firmy, které chtějí zlepšit svou organizaci a efektivitu. Je však důležité, aby tyto systémy splňovaly veškeré legislativní požadavky a chránily osobní údaje zaměstnanců také z hlediska zabezpečení a soukromí.
Co jsou biometrické údaje
Biometrické údaje zahrnují unikátní fyzické nebo behaviorální charakteristiky jednotlivce, které mohou být používány k automatizované identifikaci. Mezi nejčastěji používané biometrické údaje v docházkových systémech patří otisky prstů, rozpoznání obličeje nebo duhovky. Biometrické údaje nejsou ukládány do paměti docházkových systémů, ale jsou převedeny na identifikační číslo, které je v databázi přiřazeno konkrétní osobě. Z tohoto identifikačního čísla není možné zpětně získat původní biometrický údaj.
Jak funguje docházkový systém na otisk prstu
Docházkový systém je moderní a efektivní řešení pro monitorování pracovní doby zaměstnanců. Tento systém využívá biometrické technologie, konkrétně otisky prstů, k přesné identifikaci každého jednotlivce. Abychom vám lépe představili, jak tento systém funguje, níže uvádíme jeho hlavní kroky a výhody.
- Registrace zaměstnanců: Prvním krokem při implementaci docházkového systému na otisk prstu je registrace zaměstnanců. Každý zaměstnanec musí projít procesem snímání otisků prstů. Tento otisk je následně přeměněn na identifikační číslo, které je uloženo v databázi systému a přiřazeno konkrétní osobě. Systém zajišťuje, že každý otisk je jedinečný a nemůže být zaměněn s otiskem jiného zaměstnance.
- Kontrola přístupu: Při příchodu a odchodu z práce zaměstnanci jednoduše přiloží prst k biometrickému snímači. Systém okamžitě zkontroluje otisk prstu, přemění ho na identifikační číslo a porovná ho s uloženými záznamy v databázi. Pokud je otisk shodný s údaji v databázi, systém zaznamená přítomnost zaměstnance a umožní mu vstup do objektu nebo na pracoviště.
- Přesné a rychlé záznamy: Jednou z hlavních výhod docházkového systému na otisk prstu je jeho rychlost a přesnost. Identifikace zaměstnanců probíhá během několika sekund, což minimalizuje čekací dobu a zvyšuje efektivitu. Navíc, jelikož otisk prstu je jedinečný pro každého jednotlivce, riziko falešných přihlášení je minimální.
- Bezpečnost a ochrana soukromí: Bezpečnost a ochrana osobních údajů jsou zásadní při používání biometrických systémů. Docházkový systém iTA splňuje všechny nároky GDPR a zaručuje, že osobní údaje zaměstnanců jsou bezpečně uloženy a chráněny před neoprávněným přístupem. Všechny biometrické údaje jsou šifrovány a systém pravidelně podstupuje bezpečnostní audity, aby vyhovoval nejnovějším normám.
- Flexibilní integrace: Docházkový systém iTA je navržen tak, aby byl flexibilní a snadno integrovatelný do stávajícího IT prostředí vaší firmy. Bez ohledu na velikost vaší společnosti – ať už jste malá firma nebo středně velký podnik – systém lze snadno rozšířit podle vašich potřeb. Docházkový systém na otisk prstu je nejen uživatelsky přívětivý, ale také velmi bezpečný a spolehlivý.
Poskytuje přesné údaje o docházce zaměstnanců, zjednodušuje správu pracovního času a přispívá k celkové produktivitě firmy.
Výhody biometrických docházkových systémů
Biometrické docházkové systémy přinášejí řadu výhod, které mohou výrazně zlepšit efektivitu a bezpečnost vašeho podniku. Zde jsou některé z hlavních předností, které tyto systémy nabízejí:
- Zvýšená přesnost a eliminace podvodů: Tradiční docházkové systémy často spoléhají na ruční vyplňování docházkových listin nebo použití karet, které mohou být snadno zneužity. Biometrické systémy, jako jsou ty, které využívají otisky prstů nebo rozpoznávání obličeje, poskytují vysokou úroveň přesnosti. Zaměstnanec se nemůže přihlásit za svého kolegu, což eliminuje možnosti podvodů a zajišťuje přesné zaznamenání docházky.
- Rychlost a pohodlí: Skenování biometrických údajů, jako jsou otisky prstů, je rychlý a snadný způsob, jak se registrovat. Zaměstnanci nemusí nosit žádné karty nebo si pamatovat přístupové kódy. Tento jednoduchý krok šetří čas a zvyšuje efektivitu při přihlašování a odhlašování zaměstnanců.
- Důkazní materiál a doklad o shodě: Biometrické docházkové systémy poskytují spolehlivé a nezpochybnitelné záznamy o docházce a odpracovaných hodinách. To může být klíčové při řešení pracovních sporů nebo při kontrole shody s předpisy na ochranu osobních údajů, jako je GDPR. V případě kontroly můžete snadno prokázat, že systémy jsou v souladu se zákonnými požadavky.
- Bezpečnost dat: Vysoce zabezpečené biometrické systémy mají zabudované ochranné mechanismy, které chrání osobní údaje zaměstnanců. Zařízení jsou často navržena tak, aby snímala pouze potřebné údaje a ukládala je v zašifrované formě. Docházkový terminál využívající biometrická zařízení funguje v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Identifikační systém neukládá biometrické údaje, jako je otisk prstu, do své paměti. Místo toho převádí otisk prstu na identifikační číslo, které je v databázi přiřazeno konkrétní osobě. Z tohoto identifikačního čísla není možné zpětně získat původní biometrický údaj, což zajišťuje ochranu osobních dat.
- Zefektivnění správy docházky: Biometrické docházkové systémy automatizují mnoho procesů spojených se správou docházky. Umožňují snadné generování reportů, sledování statistik a integraci s dalšími firemními systémy, jako je mzdový software. Tato automatizace šetří čas a snižuje administrativní zátěž.
Zvažte nasazení biometrického docházkového systému ve vaší firmě a využijte možnost vyzkoušet systém iTA zdarma po dobu 3 měsíců. Uvidíte sami, jak mohou tyto moderní technologie přinést výhody pro vaši společnost.
Povinnosti při zpracování biometrických údajů pro docházkové systémy
Využití biometrických údajů, jako jsou otisky prstů nebo rozpoznávání obličeje, v docházkových systémech je stále více populární především proto, že poskytuje vyšší bezpečnost a přesnost. Tento způsob ověření identity přináší výhody jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Přesto je nutné věnovat zvláštní pozornost právním povinnostem spojeným s General Data Protection Regulation (GDPR).
Sběr a zpracování biometrických údajů podléhá velmi přísným pravidlům podle GDPR. Organizace musí zajistit především:
- Právní základ: Zpracování musí být založeno na legitimním důvodu, např. zákonná povinnost nebo oprávněný zájem.
- Informovanost zaměstnanců: Zaměstnanci musí být jasně informováni o tom, jaké biometrické údaje jsou sbírány, za jakým účelem a na jak dlouho budou uchovávány. Rovněž musí být informováni o svých právech, jako je právo na přístup k údajům, jejich opravu nebo výmaz.
- Dostatečný souhlas: Zaměstnanci musí být jasně a plně informováni o způsobu využití jejich biometrických údajů a musí k tomu udělit souhlas. Tento souhlas musí být:
- Informovaný: Zaměstnanci musí mít jasné informace o tom, jak budou jejich údaje využity.
- Dobrovolný: Souhlas musí být udělen dobrovolně, bez jakéhokoliv nátlaku nebo negativních důsledků pro odmítnutí.
- Jednoznačný: Musí být jednoznačný a musí jasně vyjadřovat souhlas s konkrétním použitím údajů.
- Bezpečnost údajů: Je nezbytné implementovat technická a organizační opatření k ochraně zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem a zneužitím.
- Oznámení o úniku dat: V případě narušení bezpečnosti dat musí firma informovat příslušné orgány a dotčené osoby do 72 hodin.
Jak docházkový systém iTA zajišťuje soulad s GDPR
iTA docházkový systém klade důraz na bezpečnost dat a dodržování GDPR na nejvyšší úrovni. Důraz je kladen na minimalizaci rizika neoprávněného přístupu a ztráty dat.
Abychom zajistili plný soulad s GDPR, iTA přistupuje k osobním a biometrickým údajům s maximální pečlivostí. Systém sbírá pouze nezbytné údaje pro správu docházky a tyto údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro jejich použití.
Docházkový terminál iTA7 G RFID Mifare + FPC, který využívá biometrická zařízení, je navržen tak, aby plně vyhovoval požadavkům GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Tento terminál funguje na principu, který zajišťuje maximální ochranu osobních údajů a jejich bezpečnost.
Identifikační systém neukládá biometrické údaje, jako je otisk prstu, přímo do své paměti. Místo toho dochází k převodu otisku prstu na jedinečné identifikační číslo. Toto číslo je následně uloženo v databázi a přiřazeno ke konkrétní osobě. Díky tomuto postupu je zajištěno, že z identifikačního čísla nelze zpětně získat původní biometrický údaj, jako je otisk prstu.
V souladu s GDPR je kladen důraz na transparentnost a práva subjektů údajů. Zaměstnanci mají právo na přístup ke svým údajům, mohou požádat o jejich opravu nebo výmaz a mají přehled o tom, jak jsou jejich údaje používány.
Proč investovat do biometrického docházkového systému v souladu s GDPR
Investice do biometrického docházkového systému v souladu s GDPR přináší firmám několik významných výhod. Biometrické systémy, jako například ty, které využívají otisků prstů, poskytují vyšší úroveň přesnosti a bezpečnosti ve srovnání s tradičními metodami docházky. Minimalizují možnost podvodů souvisejících s falšováním docházky a zvyšují tak celkovou efektivitu a integritu dat.
Jedním z klíčových aspektů je také soulad s GDPR. Zavedení systému, který je v souladu s těmito nařízeními, je nezbytné pro ochranu citlivých osobních údajů zaměstnanců. To zahrnuje získání souhlasu s využitím biometrických údajů, přijmutí nezbytných bezpečnostních opatření k ochraně těchto dat a zajištění transparentnosti v jejich zpracování.
Docházkový systém iTA zaručuje plnou kompatibilitu s právními požadavky GDPR. Firma tak může bez obav využívat moderních technologií ke sledování docházky, což přináší nejen zvýšení efektivity, ale také důvěru zaměstnanců v bezpečnost a správné nakládání s jejich údaji.
Zajistěte soulad s GDPR a zjednodušte správu docházky – vyzkoušejte iTA na 3 měsíce zdarma a uvidíte rozdíl sami.
Pro malé a střední firmy je navíc lákavou možností vyzkoušet tento systém zdarma po dobu tří měsíců. Tento zkušební období umožňuje firmám otestovat plné možnosti a funkce systému bez jakéhokoliv finančního rizika. Investice do biometrického docházkového systému tak není pouze krokem k modernizaci a zlepšení provozních procesů, ale i strategickým rozhodnutím pro lepší ochranu a zpracování osobních údajů zaměstnanců.
Celkově vzato, investování do biometrického docházkového systému, který splňuje požadavky GDPR, vytváří bezpečnější a efektivnější pracovní prostředí.